Wer kennt es nicht? Die Planung von Helfern für ein Event kann schnell in Chaos ausarten. Excel-Listen, die nie aktuell sind, unzählige WhatsApp-Nachrichten und die ständige Frage: "Wer macht eigentlich was und wann?".
Damit ist jetzt Schluss! Wir stellen unser neues Feature vor: die digitale Helferliste mit integriertem Schichtplan. Ein Werkzeug, das Klarheit schafft, wertvolle Zeit spart und die Koordination deiner Teams zum Kinderspiel macht.
Alle Vorteile auf einen Blick
- Zentrale Verwaltung: Alle Schichten und Helfer an einem einzigen Ort.
- Echtzeit-Updates: Jeder sieht sofort, wenn sich ein Platz füllt.
- Passwortschutz: Sensible Pläne bleiben bei Bedarf privat und geschützt.
- Einfache Struktur: Das 3-Schritte-System (Schichten -> Gruppen -> Seiten) ist logisch und intuitiv.
- Unkomplizierte Eintragung: Helfer können sich ohne Hürden eintragen.
- Klare Übersicht: Keine veralteten Listen oder Missverständnisse mehr.
Verabschiede dich vom Planungs-Chaos. Mit der digitalen Helferliste organisierst du deine Teams effizienter und stressfreier als je zuvor. Probiere es bei deinem nächsten Event aus!
Die Ansicht für Helfer: Klar, einfach und immer aktuell
Und wie sieht das Ergebnis für deine Helfer aus? Ganz einfach!
Sie öffnen den von dir geteilten Link und sehen eine klare, übersichtliche Liste aller verfügbaren Schichten und Positionen. Mit einem Blick erkennen sie, wie viele Plätze noch frei sind und wer sich bereits eingetragen hat. Die Eintragung selbst erfolgt unkompliziert durch die Eingabe des eigenen Namens – kein Login, keine komplizierten Formulare.
Dank Live-Synchronisation ist die Ansicht immer auf dem neuesten Stand, ohne dass die Seite manuell neu geladen werden muss.
(Die öffentliche Seite für Helfer: Übersichtlich und einfach zu bedienen)
So einfach funktioniert's: Das 3-Schritte-System
Das gesamte System ist logisch und intuitiv in drei aufeinander aufbauende Schritte gegliedert: 1. Schichten, 2. Gruppen und 3. Seiten.
Schritt 1: Schichten erstellen
Alles beginnt mit den einzelnen Arbeitseinsätzen. Eine "Schicht" ist ein klar definierter Zeitraum mit spezifischen Aufgaben. Für jede Schicht kannst du beliebig viele "Positionen" mit einer bestimmten Anzahl an benötigten Helfern ("Plätze") anlegen.
Beispiel: Du planst ein Stadtfest. Eine Schicht könnte "Barbetrieb Abend" von 18:00 bis 24:00 Uhr sein. Innerhalb dieser Schicht legst du die Positionen "Zapfer" (4 Plätze) und "Kassierer" (2 Plätze) an.
(Hier siehst du, wie einfach eine Schicht mit Positionen erstellt wird)
Schritt 2: Schichten in Gruppen bündeln
Um bei vielen Schichten die Übersicht zu behalten, fasst du thematisch ähnliche Schichten in "Gruppen" zusammen. Das ist besonders nützlich, um später gezielt nur bestimmte Aufgabenbereiche für eine Helfergruppe freizugeben.
Beispiel: Du könntest eine Gruppe "Theken-Crew", eine Gruppe "Aufbau-Team" und eine Gruppe "Sicherheit" erstellen und die entsprechenden Schichten zuordnen.
(Gruppen fassen deine Schichten logisch zusammen)
Schritt 3: Eine Seite für deine Helfer generieren
Der letzte Schritt ist die Erstellung einer "Seite". Diese Seite generiert den eigentlichen Link, den du an deine Helfer sendest. Du wählst einfach aus, welche Schicht-Gruppen auf dieser Seite angezeigt werden sollen.
Das Beste daran: Du kannst jede Seite mit einem individuellen Passwort schützen, sodass nur autorisierte Personen Zugriff auf den Plan haben.
(Die finale Seite bündelt alles und kann mit einem Passwort geschützt werden)